一、项目概况

1、项目名称：安平县档案馆档案数字化扫描服务项目

2、项目概况：机关档案资料归档整理并进行扫描数字化整理、数据挂接、数据光盘刻录存储等服务。

3、项目预算：.00元

二、服务内容

要严格数字化加工场所管理：严禁无关人员进入数字化加工场所；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场；工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等；严禁携带火种进入加工场所。

1.软件要求

为保证档案数字化的质量和数字资源的安全，必须提供一套档案管理软件系统，具备档案著录、档案扫描等能够完成本项目使用的功能。

2.档案出库、入库要求

档案数字化加工服务实行分批调档。根据工作需要分批调档时，采购人相关工作人员与数字化技术项目组指定人员共同清点核对出库档案，将数量、卷号、出库时间、缺损等情况登记在《档案出库登记簿》上，确认后双方签字。《档案出库登记簿》归采购人所有。

档案入库时，采购人相关工作人员与数字化技术项目组指定人员共同清点核对入库档案，与《档案出库登记簿》进行比对，将数量、卷号、入库时间、缺损等情况登记在《档案出库登记簿》上，确认后双方签字。《档案入库登记簿》归采购人所有。

采购人数字化技术服务项目组必须安排专人专柜保管出库档案，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

3.提供档案扫描服务的各项标准

负责在年4月30日前完成本项目规定的档案扫描工作，将纸质档案通过技术手段转换为数字档案：

（1）目录数据库建设标准要求

档案目录数据库建设遵循“安全保密、分级管理、尊重史实、保持原貌”的原则，须建立项目管理体系，完善项目管理制度、落实岗位责任制，对档案著录和校对全过程进行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

文件级目录数据库建设按照《档案著录规则》（DA/T18）的标准执行，进行馆藏档案案卷目录和卷内目录著录、校对、保存、备份，建立档案目录数据库。其中，以项目为单位的按项目分级建立多层目录，各层目录根据项目主管行业有关规范保证著录项齐全正确；以卷为单位管理的同时建立案卷级目录和卷内文件级目录，保证案卷信息和卷内文件条目信息著录项齐全正确；以件为单位的建立文件目录，保证文件目录著录项齐全正确。

以卷为单位管理的，案卷信息著录基本项包括：案卷档号、全宗号、期限、年度、机构、案卷题名、卷内文件数量、总页数、起止日期、立卷人、检查人、存放位置。卷内文件条目信息著录项包括：文件档号、全宗号、期限、年度、机构、顺序号、文号、题名、责任者、文件日期、文件页数。

以件为单位管理的，文件目录著录基本项包括：档号、全宗号、期限、年度、机构、件号、文号、题名、责任者、文件日期、文件页数、盒号、立卷人、检查人、存放位置。

在投标书中分别提供以卷为单位和以件为单位管理的软件著录界面截图，在著录界面截图中标示出各著录项。

（2）数字档案建设方法

以项目为单位的按项目分级建立数字档案资源库，卷为最小容量单位，最小容量单位用案卷级档案命名，内含数字档案按下述数字档案命名办法执行；以卷为单位管理的按全宗号、保管期限、年度建立数字档案资源库；以件为单位的按全宗号、保管期限、年度建立数字档案资源库，盒号为最小容量单位，最小容量单位用全宗号+期限代码+年度+6位以上盒号命名，内含数字档案用文件级档号命名。

4.数字档案格式

纸质档案数字化加工格式普遍采用以下三种：TIFF格式、JPG格式、PDF格式。TIFF格式文件适用于黑白二值文件、JPG格式适用于彩色文件、PDF格式黑白彩色通用。所有数字档案采集分辨率JPG格式最低为DPI，用于仿真复制的推荐分辨率为DPI以上。

5.数字档案幅面

数字档案最终成果采用A4、A3、大幅面三种。A4或小于A4幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A4白底上形成数字档案成果；大于A4小于或等于A3幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A3白底上形成数字档案成果；大于A3幅面的按大幅面处理，保持原样大小形成数字档案成果。数量核算标准为：A4按1张、A3按2张、存根小条按4张。著录一条按2页核算。

6.数字档案命名

以卷为最小容量单位的数字档案命名办法：4位数字顺序命名，例：.jpg、.jpg；以件为最小容量单位的数字档案命名办法：4位数字顺序命名，例：.jpg、.jpg。

7.数字档案质量

数字档案图片成果质量要求如下：

与实体卷完全对应、顺序正确、数量正确，不缺页、不多页；数字档案图像完整、清晰，图像居中，无切字、无折角、无歪斜、无黑边、无污影；图片的亮度和对比度适中。

8.数字档案对应关系建立

必需保证目录数据库与数字档案资源库图像文件按档号唯一对应，对应关系正确。保证与实体档案完全对应、顺序正确、数量正确，不缺页、不多页；如果发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，将及时进行调整。确保扫描图像与案卷目录、卷内文件目录%挂接正确。

9.数据加密及备份

负责将数字档案进行加密处理，数字档案离开档案管理系统便不能使用。加密方式应与按采购人正在正常应用的系统相匹配，对每份电子文件进行数字签名，如发现文件篡改系统可识别。同时利用时可以对数字档案加水印。

要将最终形成的数字档案资源实现在线备份、离线备份。负责通过网络在指定的备份设备上实现所有完整数据在线备份1套。采用移动硬盘实现所有完整数据离线备份未加密的2份、加密的2份，备份设备由采购人提供。实现所有分全宗数据离线备份未加密的2份、加密的2份。其它细节要求扫描过程中如有破损档案要免费修复，破损档案盒要免费更换。

对于部分纸张变老、变脆、褪色、蜡光纸、易损件等不利于扫描加工的档案，应负责适当修补，修补后方可进行扫描。

必须确保在数字化加工服务过程中不对档案原件造成二次损伤，保证扫描档案原文图像符合采购人的质量标准。

档案扫描完成后的档案原件进行细致认真的装订。档案装订过程中尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不新打孔装订，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件。对于装订工作遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

应采用当前档案馆普遍采用的平板扫描方式，不合理的方法将按无效标书处理。

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